Automatiser l'affectation des encaissements clients et simplifier le processus de relance.

Le contexte

Le groupe Qualiconsult, composé de 10 sociétés, rencontrait des difficultés pour les traitements de rapprochement des virements clients reçus avec les factures clients, notamment en raison de la volumétrie des flux quotidiens.

En effet, ses clients (60% dans le domaine public) règlent une ou plusieurs factures sur une unique société, incluant des révisions de prix.

Avant notre intervention, Qualiconsult avait en permanence plus de 2 mois de chiffre d’affaires encaissé non affecté, ce qui ne permettait pas d’effectuer des opérations de  relance pertinente.

L'intervention de Castelis

Castelis a accompagné Qualiconsult dans la mise en place d’un outil d’affectation des virements aux factures clients, en incluant l’impact comptable de cette imputation ; la mise en place d’un automate d’affectation incluant des bases d’intelligence artificielle pour l’analyse syntaxique et la recherche des références de factures ; ainsi que d’un outil d’OCR pour indexer et automatiser le traitement des avis de virements reçus par mail et par courrier.

RDV

Outil d'affectation des virements sur les factures

Bureau

Automate d'affectation basé sur l'intelligence artificielle

Candidature

Outil d'OCR pour automatiser le traitement des avis de virement

Le résultat

Après une phase d’apprentissage, l’automate effectue un rapprochement de près de 80% des encaissements en automatique, et de 15% de propositions à valider manuellement.

Pour Qualiconsult, la charge de travail pour cette affectation a diminué de 50%, et affiche maintenant 15 jours de CA non affecté.

La comptabilité affiche maintenant un suivi réel des lettrages client, et permet une relance correcte des clients.

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