Se préparer à la réforme de la facturation électronique en 2026

La Réforme de la Facturation Électronique, qui entre en vigueur progressivement entre 2026 et 2027, transforme en profondeur les processus des directions financières. De la réception à l’émission des factures, chaque flux devra passer par une plateforme agréée dans un format structuré reconnu (Factur-X, UBL, CII).

Rappel du contexte

L’État a acté que le Portail Public de Facturation (PPF) sera limité à un rôle de concentrateur de données et d’administration de l’annuaire des entreprises. Le recours à une ou plusieurs Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), ou Plateforme Agréée (PA), devient donc obligatoire pour l’émission et la réception de factures électroniques, pour assurer leur transmission à l’administration.

Il y a plus de 100 PDP. Il est important de prendre en compte l’ensemble de vos besoins et de votre écosystème pour choisir la ou les bonnes PDP qui vous accompagneront :

• Les éditeurs de vos logiciels (ERP, comptabilité ou facturation) peuvent être PDP. Cela peut simplifier l’intégration, mais augmente votre dépendance à leur environnement.
• Si vous travaillez déjà avec des flux EDI (PEPPOL, EDIFACT, …), certaines PDP exploiteront vos flux existants pour extraire les données et les transmettre à la PPF sans rupture technique.
• Votre entreprise travaille beaucoup avec l’étranger, dans ce cas certaines PDP proposent de traiter l’ensemble de vos flux et peuvent vous permettre d’être en conformité avec les réglementations des différents pays dans lesquels vous intervenez.

Les 9 questions à se poser pour préparer la mise en conformité de votre entreprise

1. Le SI étant en général composé de plusieurs outils, ai-je estimé l’impact de la RFE sur l’ensemble de la chaîne (référentiel client, facturation, encaissement, comptabilité fournisseurs) ? Les logiciels qui composent mon SI sont-ils prêts pour la RFE ?
2. Ai-je prévu l’enrichissement des données nécessaires pour le RFE ? Ai-je défini quel est le référentiel maître pour chacune de mes données ?
3. Dans le cas où certains de mes composants logiciels imposent une PDP, ai-je anticipé la gestion multi PDP qui complexifie les flux ?
4. Ai-je listé l’ensemble des mes cas de facturation pour garantir qu’ils sont complètement conformes aux cas de facturation de la RFE et aux normes légales de facturation ? Sont-ils tous gérés dans des logiciels permettant de répondre à ces impacts (facturation intragroupe ou exceptionnelle, …) ?
5. Ai-je un processus de traitement et d’intégration du flux d’achat et comment la RFE s’intègre dans ce processus ?
6. Ai-je compris les impacts organisationnels et sur les processus liés à la RFE (gestion des numéros de chrono, réédition / recyclage de facture, … ) ?
7. Les logiciels traitant mes ventes et mes achats seront-ils prêts pour gérer le e-reporting sur les statuts obligatoires / facultatifs attendus par la réforme ? Disposent-ils de l’information nécessaire pour gérer ces statuts (rejet, litige, paiement, …) ?
8. Les facturations B2C, ou celles non concernées par la RFE (factures internationales, les associations) disposent-elles des éléments nécessaires pour émettre le flux de e-reporting obligatoire respectant la fréquence demandée ?
9. L’ensemble de mes opérations impactant la TVA sont-elles gérées dans des systèmes qui permettront la constitution du e-reporting correspondant (frais collaborateur, cession d’immobilisation, …) ?

Notre proposition d’accompagnement en 5 étapes

Castelis accompagne de nombreuses directions financières sur les problématiques de facturation et propose une offre de service en 5 étapes pour garantir la mise en conformité mais aussi et surtout, pour permettre à chaque entreprise de faire de la RFE une opportunité.

Étape 1. Auditer vos outils, processus et référentiel clients actuels

Il s’agit de vérifier la capacité de votre système d’information à produire, transmettre et recevoir des factures dans les nouveaux formats.

Il est crucial :

• Que votre ERP ou logiciel de gestion soit compatible avec les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)
• Que votre référentiel client soit à jour et permette d’alimenter les données obligatoires (notamment SIREN, SIRET, Numéro de TVA).

Notre intervention :

1. Analyse des processus métiers liés à l’émission et à la réception des factures (ERP, outils comptables, chaîne de validation, éditique).
2. Inventaire des outils logiciels, connecteurs, formats de facture utilisés et de leur maturité sur la mise en application de la réforme.
3. Cartographie des flux de données (clients, fournisseurs, partenaires, flux de vente et d’achat, gestion des statuts).
4. Contrôle des obligations légales, respect des normes de facturation, des mentions obligatoires, archivage, transmission à l’administration.

Exemples d’ateliers mis en place dans le cadre d’un accompagnement client :

1. Référentiel fournisseurs : Analyse des règles de création, modification et validation des fournisseurs.
2. Processus achat / paiement : Étude du circuit de validation, des engagements, des bons de commande et du rapprochement factures-paiements.
3. Référentiel clients : Examen des modalités de création des clients et gestion de leurs données.
4. Processus vente / encaissement : Cartographie des circuits de facturation, encaissements, traitements des anomalies et lettrages.
5. Frais professionnels et autres opérations soumises à la facturation : Revue des processus liés aux notes de frais, indemnités, et opérations diverses avec ou sans TVA.

Étape 2. Analyser l’impact de la mise en conformité

Sur la base de l’audit, il s’agit en étape 2 de définir le plan d’action de mise en conformité et son ordonnancement.

Notre intervention :

• Liste des écarts par rapport aux exigences de la réforme (format, e-reporting, gestion des statuts, flux à mettre en place …).
• Recommandations d’architecture cible et éléments clefs de choix de PDP
• Feuille de route de mise en conformité (priorités, jalons, estimation des efforts)

Exemples d’actions mises en place dans le cadre d’un accompagnement client :

• Nettoyer, fiabiliser et structurer les bases de données clients et fournisseurs, en vue d’une transition vers un nouveau système cible. Cette étape nécessitera aussi la revue des interconnexions entre les systèmes pour garantir la cohérence entre les outils des données des tiers.
• Garantir l’interopérabilité des outils métiers (ERP, comptabilité clients et fournisseurs) avec une ou plusieurs PDP, en intégrant des solutions techniques souples (connecteurs, concentrateurs, API).
• Mettre en conformité les processus comptables et de facturation internes avec les formats d’échange exigés (e-invoicing, e-reporting).
• Coordonner les éditeurs et intégrateurs des solutions en place pour anticiper et déployer les versions compatibles avec les exigences de la dématérialisation, tant sur le plan fonctionnel que technique.
• Préparer le terrain pour un démarrage opérationnel de la PDP au plus tard le 1er septembre 2026, en assurant un accompagnement structuré des équipes internes (méthodologie, documentation, RACI, gestion du changement)

Étape 3. Sensibiliser et accompagner les équipes

La réussite du projet repose sur une bonne compréhension des enjeux de la RFE, sur l’appropriation des flux et une maîtrise des bonnes pratiques par les équipes finance et comptabilité. Préparez des sessions de formation interne pour fluidifier la transition.

Exemples d’actions mises en place dans le cadre d’un accompagnement client :

• Préparer le terrain pour un démarrage opérationnel de la PDP au plus tard le 1er septembre 2026, en assurant un accompagnement structuré des équipes internes (méthodologie, documentation, RACI, gestion du changement).
• Former les équipes dans le cadre des dispositifs de formations professionnelles agréées et prises en charge par l’OPCO.

Étape 4. Sélectionner la solution adaptée à vos besoins spécifiques

Plus de 100 PDP proposent leurs services. Comment s’y retrouver ? Pourquoi choisir l’une plutôt que l’autre ? Le choix des outils doit prendre en compte la volumétrie, la diversité des clients/fournisseurs et les exigences métiers.

Exemples d’actions mises en place dans le cadre d’un accompagnement client :

• Formaliser une grille d’analyse (définition des critères de sélection).
• Aider à la sélection d’une liste restreinte de plusieurs opérateurs PDP.
• Scorer et retenir la ou les PDP les plus adaptées.

Étape 5. Piloter la mise en œuvre et la conformité

Désignez un chef de projet (direction financière ou IT) chargé du suivi technique, du pilotage des incidents et de l’interface avec la plateforme choisie. Privilégiez une gestion proactive des mises à jour réglementaires et du support.

Exemples d’actions mises en place dans le cadre d’un accompagnement client :

• Piloter et coordonner l’enrichissement et nettoyages des référentiels tiers,
• Mener les chantiers d’adaptation du SI (interfaces et partage de référentiels, formats d’échange, connexion PDP)
• Accompagner le changement, formation des équipes.
• Organiser les tests, recettes unitaires et recette de bout-en-bout des applicatifs et interfaces.

Propositions d’actions APRÈS la mise en oeuvre de la RFE :

• Suivre les mises en place des nouveaux flux et processus jusqu’à leur fonctionnement stable,
• Assurer la mise en place de l’amélioration continue grâce à l’analyse des retours et écarts,
• Construire des indicateurs permettant la mesure de la qualité des processus,
• Assurer la conduite du changement et la formation des intervenants.

Les facteurs clés de notre accompagnement :

• Une équipe projet dédiée et expérimentée, pilotée par un directeur projet avec plus de 10 ans d’accompagnement des directions financières.
• Des outils de suivi collaboratif pour partager l’avancement et les documents.
• Une approche sécurisée et conforme (PAQ, PAS, RACI).
• Une coordination proactive avec les éditeurs et les PDP partenaires.
• Une attention particulière portée à la conduite du changement, à l’appropriation des nouveaux processus et à la continuité de service.

Prenez contact avec l’un de nos experts

La transition vers la facturation électronique est une opportunité d’optimisation, d’allègement des processus et de sécurisation des échanges. Les consultants Castelis sont spécialisés dans la digitalisation financière et peuvent vous accompagner du diagnostic initial à la mise en œuvre opérationnelle, en passant par l’intégration technique et la formation des équipes.

Anticiper la RFE, c’est transformer une contrainte réglementaire en levier d’optimisation et de pilotage performant pour la direction financière.